Establece reglas sobre cómo almacenar y gestionar tu información digital
Y sé muy escrupuloso a la hora de seguirlas; te darás cuenta de los beneficios a largo plazo.
Proponte que, todos los viernes por la tarde revisarás toda la información generada, guardada o editada durante la semana, comprobarás si está almacenada en su ubicación correcta, y la etiquetarás cuando corresponda, para que así sea totalmente accesible y localizable.
Es un trámite que no te ocupará demasiado tiempo y que, a cambio, te supondrá enormes beneficios en el futuro.
Guarda todos tus documentos en una misma ubicación (si es posible)
Y que esta ubicación esté en la nube, o en local con copia de seguridad en la nube.
Si no es posible guardar toda tu información en una misma ubicación por su extensión, ten una ubicación principal para tus documentos más usuales (los que uses más a menudo), los que puedas necesitar y los más importantes.
Codifica los nombres de los documentos con fecha invertida, y añade un número de versión si fuera necesario.
Es decir, para el 18 de octubre de 2023, el archivo comenzaría con 20231018, o si preferimos codificar los años con dos cifras, 231018.
De esta forma, al ordenarlos alfabéticamente, los documentos quedarían automáticamente ordenados por fecha.
Si queremos conservar varias versiones de un documento (para comprobar su evolución o su progreso a lo largo del tiempo) podemos añadir los números de versión sucesivos [_v02, _v03, _v04]
¿Cómo codificaremos el trabajo hecho para el proyecto de la Asignatura Composición Arquitectónica 2 de segundo curso del grado de Fundamentos de la Arquitectura, realizado el 18 de octubre de 2023?
231018_Proyecto_CompArq
¿Y si durante ese día hemos trabajado en varias versiones de ese documento, que queremos conservar?
231018_Proyecto_CompArq_v07
231018_Proyecto_CompArq_v08
231018_Proyecto_CompArq_v09
Utiliza nombres breves, descriptivos y/o autoexplicativos
Es fundamental utilizar nombres descriptivos o explicativos a la hora de organizar archivos digitales y carpetas. Sé todo lo breve que puedas, separa las palabras con guiones bajos y evita utilizar tanto acentos como letras no incluidas en el alfabeto inglés (ñ, ç).
¿Cómo llamaríamos a la carpeta que contiene los apuntes y documentos de la asignatura Dirección Estratégica de la Empresa I del tercer curso del grado en ADE del curso 2023-2024?
Tienes varias posibilidades:
DirEstrategEmp_3_2023-24
Direcc_Estrateg_Empresa-3_23-24
Dir_Estrateg_Emp-3_23-24
Añadir el curso es interesante por si repetimos la asignatura, o hemos conseguido apuntes de otros cursos. Así el material quedaría perfectamente identificado.
Dir_Estrateg_Emp-3_21-22
Dir_Estrateg_Emp-3_22-23
Dir_Estrateg_Emp-3_23-24
Guarda tus documentos digitales en su carpeta correspondiente desde el principio
...O tan pronto sea posible.
Es muy importante que crees el hábito de guardar toda tu información digital en su ubicación correcta desde el primer momento. No caigas en la tentación de amontonarlos en una carpeta en local para subirla cuando tengas tiempo. Si además dejas la información sin codificar de acuerdo a las sencillas reglas que te hemos indicado en los puntos anteriores, en un par de semanas puedes encontrarte con un grave problema organizativo, con decenas de archivos que no sabes muy bien de qué son y que tendrás que abrir y revisar con la consiguiente pérdida de tiempo.
Sé muy disciplinado con tus copias de seguridad
Procura tener todos tus archivos locales respaldados y sincronizados con su correspondiente copia en la nube. Te permitirá poder acceder a toda tu información si los archivos locales se corrompen, si tu disco duro falla o si te roban tu portátil. El respaldo en aplicaciones como Dropbox, Google Drive o soluciones similares es del todo recomendable.
Repasa semanalmente tu escritorio y/o tus carpetas locales de documentos
Deberías tener respaldada en la nube tu ubicación habitual de trabajo, pero puede ser que hayas dejado archivos o documentos en tu escritorio o en un USB. Repasa estas ubicaciones y copia toda la info que haya en ellas a la nube o a tu directorio habitual de trabajo, para que se sincronice con tu copia de seguridad.
No borres nada
Esta es una regla de oro que recomendamos seguir, siempre que tengamos el espacio suficiente para ello (y si no, lo ampliamos): no borres nada. Deja los archivos obsoletos, antiguos o que ya no uses en ubicaciones adecuadas para ello.
Archivos_viejos_2019-20
Versiones_antiguas-2018
Imágenes_no_usadas